Webinar - Einführung und Herausforderungen der E-Rechnung

Grundlagen der E-Rechnung

Die elektronische Rechnung setzt sich aus mehreren zentralen Elementen zusammen:

1. EU-Kernrechnung:
   • Diese enthält die verpflichtenden Angaben einer Rechnung, darunter Rechnungsnummer, -datum sowie Informationen zu Käufer und Verkäufer.
   • Diese Anforderungen basieren auf den Vorgaben des § 14 Umsatzsteuergesetzes.
2. CIUS (Core Invoice User Specification):
   • Die CIUS kann an die spezifischen Bedürfnisse der Länder angepasst werden, indem sie präzisere Regeln und zusätzliche Einschränkungen festlegt. Deutschland hat 54 solcher Abweichungen definiert, Portugal sogar 163.
3. Extensions (Erweiterungen):
   • Diese betreffen Zusatzfelder für branchenspezifische Informationen, z. B. in der Bau-, Gesundheits- und Automobilbranche. Die Touristikbranche wird hier bisher nicht berücksichtigt.

Neue gesetzliche Anforderungen durch „VAT in the Digital Age“

Die Initiative ViDA „VAT in the Digital Age“ bringt ab voraussichtlich 2028 wesentliche Änderungen:

• • Rechnungssteller müssen die Rechnung innerhalb von 10 Tagen erstellen und Steuerwerte an das Finanzamt übermitteln.
  • Das deutsche Finanzamt erhält nur die Steuerwerte, keine weiteren Details zu den Leistungen oder Berechnungsgrundlagen.
  • Im Gegensatz dazu nutzen andere Länder, wie Schweden, E-Rechnungen auch zur Aufdeckung von Wettbewerbsverstößen.

Pflicht zur E-Rechnung

• • Ab 2028 sind E-Rechnungen für alle B2B-Geschäfte verpflichtend, mit wenigen Ausnahmen:
    • Kleinbetragsrechnungen (< 250 €).
    • Fahrausweise für Personenbeförderung, einschließlich Flugtickets.
  • Bis dahin gelten Übergangsfristen:
    • Bis Ende 2026 dürfen Papierrechnungen verwendet werden.
    • PDFs bleiben bis Ende 2027 erlaubt, sofern der Jahresumsatz des Unternehmens unter 800.000 Euro liegt.

Technische Aspekte der E-Rechnung

Die Struktur der E-Rechnung folgt einem definierten Aufbau:

1. Business Groups und Terms:
   • Die XML-Struktur ist in mehr als 30 „Business Groups“ unterteilt, die Informationen zu Rechnungssteller, Käufer, Rechnung und weiteren Bereichen enthalten.
   • Innerhalb der Business Groups befinden sich „Business Terms“, die spezifische Felder wie Rechnungsnummer oder Betrag umfassen.
2. Validierungsregeln, Business Rules:
   • Datenfelder müssen logisch korrekt, vollständig und gültig sein. Beispiel: Das Rechnungsdatum darf nicht in der Zukunft liegen.
3. Problematische Bereiche:
   • Viele Informationen (z. B. Flugstrecke, verschiedene Zusatzdaten) finden derzeit keinen geeigneten Platz in der XML-Struktur.
   • Rundungsfehler entstehen, wenn aus Nettopreisen brutto gerechnet wird. Beispiel: 9,99 € brutto ergibt netto 8,39 €, aber bei Rückrechnung durch das System entstehen Abweichungen (z. B. 9,98 € brutto).

Branchenspezifische Herausforderungen

1. Fehlende Touristik-Lösungen:
   • Die Touristikbranche wird in der bisherigen Standardisierung kaum berücksichtigt.
   • Informationen zu Reiseplänen, Flugstrecken oder Buchungscodes fehlen oft, obwohl Kunden diese erwarten.
2. PDF-Integration als Übergangslösung:
   • Midoco plant, vollständige PDFs in die XML-Dateien einzubetten, um Kundenwünsche zu erfüllen.
   • Die eingebetteten PDFs sollen alle Zusatzinformationen enthalten, die im XML-Format nicht darstellbar sind.

Lösungsansätze für aktuelle Herausforderungen

1. Rundungsproblematik lösen:
   • Eine neue Syntax mit vier Nachkommastellen soll Abweichungen minimieren.
2. Datenstruktur anpassen:
   • Künftig sollen zusätzliche Felder in der XML-Struktur aufgenommen werden, z. B. für verschiedene Zusatzdaten oder Flugstrecken.
3. Visualisierung und Validierung:
   • Midoco plant eine Software, die empfangene Rechnungen validiert und für den Benutzer verständlich darstellt. Kunden sollen Rechnungsdetails einsehen können, ohne die XML-Datei manuell zu lesen.

Gesetzliche Rahmenbedingungen

1. Definition der E-Rechnungspflicht:
   • Gilt für Inlandsgeschäfte zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen. Ausnahme: Ein Unternehmen sitzt außerhalb Deutschlands.
   • Kunden mit Auslandssitz können weiterhin PDF-Rechnungen erhalten.
2. Übertragungswege:
   • Es gibt keine gesetzliche Vorgabe für die Übermittlung. Gängige Methoden:
     • Versand der XML-Datei per E-Mail.
     • Übermittlung via USB-Stick (z. B. per Post).
   • Ein kostenfreies Portal zur Übermittlung und Validierung wird derzeit nicht bereitgestellt.

Zukünftige Entwicklungen

1. Standardisierung auf EU-Ebene:
   • Bis Mai 2025 soll ein finaler Entwurf für die Syntax der E-Rechnung verabschiedet werden.
   • Die Implementierung neuer Standards könnte jedoch bis 2026 oder später dauern.
2. Branchenspezifische Vorschläge:
   • Midoco arbeitet an branchenspezifischen Anforderungen für die Touristik und plant, diese bei der Standardisierung einzubringen.

Feedback aus der Praxis

1. Nutzererwartungen:
   • Viele Kunden erwarten benutzerfreundliche Visualisierungen und vollständige Rechnungsinformationen.
   • Die Touristikbranche sieht sich oft mit Kundenanfragen nach detaillierten Buchungsinformationen konfrontiert, die aktuell schwer integrierbar sind.
2. Lösungsvorschläge:
   • Eingebettete PDFs sollen kurzfristig die Lücke zwischen Kundenanforderungen und XML-Standards schließen.
   • Midoco testet bereits Tools, die Kunden eine verständliche Darstellung der Rechnungsdetails bieten.

Zusammenfassung der Diskussion

Die Teilnehmer der Veranstaltung betonen die Komplexität der Umstellung auf die E-Rechnung, insbesondere für spezifische Branchen wie die Touristik. Während die gesetzlichen Vorgaben klar sind, bleibt die praktische Umsetzung herausfordernd. Midoco engagiert sich für branchenspezifische Lösungen und plant, die Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität der E-Rechnungen durch innovative Ansätze zu verbessern. Die Umstellung wird als fortlaufender Prozess gesehen, der bis 2028 abgeschlossen sein soll.