Acht köstliche Tipps für Ihr Profilmanagement-Projekt

Eine Einführung eines Profilmanagement-Tools? Das klingt einfach, oder? Sie haben Recht, so ein IT Projekt ist einfach. Es ist einfach, wenn es ausreichend Sorgfalt und Aufmerksamkeit bekommt!

Die schnelle und effiziente Umsetzung von Umbrella Faces-Projekten liegt uns am Herzen. Denn nur wenn das Thema bei unseren Kunden ernst genommen wird, wird das Tool von den Usern nachhaltig akzeptiert. Und nur dann ist es auch wirklich wertvoll.

Wie geht das also? Was muss man beachten und was sollte man eher vermeiden? Wir haben mit viel Liebe eine Liste der 8 besten Tipps für Ihr Profilmanagement-Projekt zusammengestellt:

1. Überlassen Sie die Profilupdates den Reisenden oder Travel Assistants!
Können oder sollen Reisende ihre Daten selbst aktuell halten? Dieses Thema wird mitunter kontrovers diskutiert.

Unsere Erfahrungen zeigen: Ja, natürlich können und wollen sie das. Und wenn sie das tun, sind die Profildaten ungleich präziser als vorher: Fast jeder nutzt die Gelegenheit, um Essens- oder Sitzplatzwünsche zu hinterlegen. Automatische Erinnerungen bei ablaufenden Kreditkarten oder Reisepässen landen direkt bei demjenigen, der es wissen und ändern muss. Das erhöht die gefühlte Qualität des Travel Managements schnell und spürbar.

Dazu kommt: Wenn die Verantwortung für die Aktualisierung der Profildaten beim Reisenden selbst liegt, ersparen Sie sich als Travel Manager oder Reisebüro eine Unmenge an Arbeit bei der Datenbereinigung.

Natürlich sollten Sie dieses Auslagern der Verantwortung gut und gewissenhaft vorbereiten. Umbrella berät Sie gerne bei der Vorbereitung und Umsetzung dieser sehr erfolgreichen und sinnvollen «Outsourcing»-Strategie.

2. Überlegen Sie gut und sorgfältig, wie ihre künftigen Profilstandards aussehen und wo welche Daten liegen sollen!
Umbrella ist sehr gerne bereit, ihr Team in diesem Bereich zu beraten. Nach vielen Implementierungen in mehr als drei Jahren kennen wir die Erfolgsfaktoren genauso wie die potenziellen Fallen in diesem Bereich.

Mit dieser Unterstützung wird Ihr kompetentes und sorgfältig arbeitendes Projektteam sicher die richtigen Entscheidungen treffen.

3. Kommunizieren Sie als Geschäftsführer/Manager Ihre Unterstützung des Projekts!
Lassen Sie Ihr Projektteam nicht im Stich. Es wird bei der Ressourcenfreistellung oder bei fachlichen Anforderungen ziemlich sicher auf interne Widerstände stossen.

Eine eindeutige, rechtzeitige und wiederholte Kommunikation des Managements an alle Mitarbeiter und Kunden stellt sicher, dass alle an einem Strang ziehen.

4. Holen Sie sich externe Beratung!
Externe Berater im Bereich Profilmanagement kennen alle Hindernisse und Fallen, die bei Ihrem Projekt auf Sie warten könnten. Sie arbeiten mit vielfach erprobten Checklisten, stellen die richtigen Fragen zur richtigen Zeit und helfen Ihrem Team, schnell und erfolgreich zu sein.

Dann versucht auch niemand, das Rad neu zu erfinden oder die Umsetzung des Projekts irgendwie zwischen die stets dringlichen Probleme des Tagesgeschäfts zu quetschen.

Die Investition in einige Tagen Nettoarbeitszeit eines fachlich versierten Beraters von – beispielsweise Umbrella oder Travelbrain - lohnt und rentiert sich erfahrungsgemäss ganz schnell.

5. Nominieren Sie einen Projektleiter, der solides fachliches Verständnis für Backoffice-Prozesse und GDS mitbringt!
Nur mit einem gründlichen Verständnis der funktionalen Hintergründe kann der Projektleiter sein Team bei den wichtigen Entscheidungen führen und bei Bedarf schnell und richtig reagieren.

Ohne dieses Verständnis ist die Gefahr sehr gross, dass die Anforderungen in sich widersprüchlich sind oder dass sie im Laufe der Implementierung mehrmals geändert werden müssen. Beides kann das Projekt mitunter deutlich verzögern und einen unnötigen und unproduktiven Zusatzaufwand verursachen.
Sie können natürlich versuchen, einem fachfremden Projektleiter einen fachlich versierten Mitarbeiter zur Seite zu stellen. Das kann funktionieren, erhöht aber erfahrungsgemäss den Koordinations- und Kommunikationsbedarf enorm.

Unser Tipp: Setzen Sie Ihre Ressourcen sinnvoller ein! In diesem Fall ist es wahrscheinlich sinnvoller, einen Externen ins Boot zu holen, der alle Bereiche abdeckt.

6. Stellen Sie die Projektmitarbeiter gezielt von anderen Aufgaben frei!
Wie jedes IT Projekt benötigt auch die Einführung von Umbrella Faces Aufmerksamkeit und Fokus.

Alle Projektmitarbeiter müssen für einige Wochen einen erheblichen Teil ihrer Zeit für das Projekt zur Verfügung stehen. Sollten Sie einen internen Projektleiter stellen, muss dieser in einem definierten Zeitraum von allen sonstigen operativen Aufgaben freigestellt werden.

Ohne dezidierte Freistellung vom operativen Geschäft an genau definierten Tagen werden die Mitarbeiter sehr wahrscheinlich vom Tagesgeschäft überrollt und können dem Projekt nicht die erforderliche Aufmerksamkeit widmen.

7. Halten Sie Ihr Team möglichst klein!
Drei bis vier Mitarbeiter sind erfahrungsgemäss auch für grosse Projekte ausreichend. Jeder zusätzliche Projektmitarbeiter steigert den Kommunikations- und Koordinationsaufwand unnötigerweise.

8. Setzen Sie sich einen klaren Zeitrahmen!
Jedes Profilmanagement-Projekt benötigt einen Vorlauf von einer bis fünf Wochen für GDS-Webservices und OBE-Accounts. In dieser Zeit kann die gesamte inhaltliche Arbeit des Projekts und die Detailplanung erledigt werden.

Der anschliessende Roll-Out kann in einem einzelnen Durchlauf oder Schritt für Schritt (zB. pro Standort, Abteilung oder Kunde) erfolgen. Für beide Varianten gibt es sehr erfolgreiche Beispiele.

Implementierungs-Projekte, die keinem festen Zeitplan folgen und dementsprechend oft länger als drei Monate dauern, verursachen einen unverhältnismässigen, unproduktiven Aufwand.

Das versprechen wir Ihnen: Sie können absolut jedes Profilmanagement-Projekt innerhalb von 3 Monaten durchziehen. Da sind Spezialentwicklungen, der Roll-Out bei zig Filialen und etliche zehntausend Profile schon inkludiert. Schnelle, einfachere Projekte haben wir auch schon in weniger als 3 Wochen abgeschlossen. Zählen Sie auf unsere Unterstützung und Ihr Projekt wird erfolgreich.