Das automatische Reisebüro

Wie man mit ein paar Klicks 2 Stunden pro Mitarbeiter und Arbeitstag einspart

Michael Lerchner und das Team von 12 Mitarbeitern bei Vista Jet Travel waren selber erstaunt. Mit ein paar wenigen Einstellungen im Midoffice-System hatte der Chef gerade die gesamte Verrechnung automatisiert.

DIE ZEITERSPARNIS? Bis zu 2 Stunden pro Mitarbeiter und Arbeitstag!

DER AUFWAND? Ein halber Tag, in dem er sich mit der Logik des Systems vertraut gemacht hat. Die Einstellungen im System hat er dann gleich selber vorgenommen.

DIE KOSTEN? Null. Lerchner musste keine externen Berater bezahlen und auch kein monatelanges Projekt managen, das die ohnehin raren internen Ressourcen belastet hätte. Selbst die monatlichen Kosten für sein nun voll automatisiertes Midoffice bleiben gleich.

Für Umbrella war das tolle Feedback von Michael Lerchner ein willkommener Anlass, ihm ein paar Fragen zu stellen:

Michael, die 2 Stunden täglicher Zeitersparnis pro Mitarbeiter sind natürlich eine Ansage. Wie bist du zu diesem Ergebnis gekommen?
Wir produzieren täglich mindestens 150 Tickets, in «Peak-Times» sogar bis zu 300. Unsere Berater hatten früher etwa 25% ihrer Arbeitszeit für den manuellen Rechnungsprozess aufgewendet. Im Detail waren das die folgenden Schritte:

• die Erstellung der Rechnung
• das Drucken
• die Archivierung
• die manuelle Kontrolle und
• der Versand

Mit der neuen Automatisierungs-Lösung im Midoffice-Umbrella.net konnten wir diesen Prozess wirklich durchgängig automatisieren. In dieser Konsequenz hätte ich das vorab nicht erwartet. Dementsprechend gross ist auch meine Begeisterung.

Bedeutet das, dass ihr wirklich alle Tickets komplett «untouched» verrechnet?
Wir stehen momentan bei gut 90% Automatisierung. Das heisst, wir greifen diese Tickets nach Abschluss der Buchung nicht mehr an. Die restlichen 10% laufen aufgrund von unsauberen Daten oder Bedienfehlern auf.

Da diese Fehlerquellen aber dann sofort repariert werden, steigt die Automatisierungsquote beständig an. Ich bin überzeugt, dass wir bald 95% überschreiten werden.

«Saubere Daten», das ist ein gutes Stichwort. Welche Voraussetzung braucht ein Geschäfts-Reisebüro, um so eine Automatisierung durchführen zu können?
Die Firmendaten im Midoffice müssen natürlich absolut korrekt sein. Dazu muss die Zuordnung der Reisenden zu den jeweiligen Firmen oder Kostenstellen auch passen. Deswegen ist eine Synchronisation der Profildaten in allen Systemen so wichtig.

Mit Umbrella Faces und der nahtlosen Profildaten-Integration ins Midoffice und ins GDS haben wir dafür natürlich eine perfekte Lösung an der Hand.

Dann muss man eigentlich nur mehr sicherstellen, dass alle Kunden mit elektronischen Rechnungen einverstanden sind.

Ich nehme an, so eine Automatisierung kann man auch mit anderen Midoffice Lösungen umsetzen. Warum geht das mit Umbrella.net so besonders gut?
Klar kann man so etwas auch mit anderen Midoffice Lösungen umsetzen. Aber der Aufwand und die Implementierungskosten dafür sind viel höher als bei Umbrella.

Die Automatisierungslösung von Umbrella.net habe ich ganz alleine in wenigen Stunden so eingestellt, dass das auch funktioniert hat. Das ist alles wunderbar intuitiv und unmissverständlich gebaut.

Dazu kommt natürlich die perfekte Integration von Umbrella Faces als Profil-Lösung. Besser, schneller und einfacher kann man so eine Automatisierung meiner Meinung nach nicht machen.

Ist die Automatisierung bei Vista Jet damit abgeschlossen?
Im Mid- und Backoffice ja, aber es gibt noch andere Bereiche. Als nächstes kümmern wir uns um die Adoptionsrate beim Self Booking. Dabei setzen wir künftig auf Cytric, weil das ja auch wunderbar mit Umbrella Faces funktioniert.

Als «automatisches Reisebüro» entfernst du dich dann ja deutlich vom traditionellen Geschäftsmodell. Womit werden Geschäftsreisebüros denn in Zukunft ihr Geld verdienen?
Du hast vollkommen Recht. Mit Buchungsentgelten alleine wird bald kein TMC mehr die Kosten decken können. Für das reine Buchen von Flügen oder Hotels braucht es mittlerweile ja wirklich keine grossen Experten mehr.

Ich bin aber vollkommen überzeugt, dass vielen Anbietern der Wandel hin zu einem Beratungsmodell gelingen wird. Es gibt enormen Beratungsbedarf im Bereich Travel Management, insbesondere bei mittelständischen Firmen.

Dazu muss ein Travel Management Dienstleister natürlich eine weitgehend automatisierte, integrierte Infrastruktur an IT Lösungen bieten. Reisebüros brauchen einfach eine sehr viel höhere IT-Kompetenz als bisher.

Magst du uns noch etwas über Vista Jet und Vista Jet Travel erzählen?
VistaJet ist ein Bedarfsflug-Anbieter im Hochpreis- und Luxussegment. Unsere Flotte umfasst derzeit 60 Bombardier-Jets der «Mid-size» und «Large» Klassen. Damit können wir die Verfügbarkeit eines Flugzeugs innerhalb von 24 Stunden an jedem Flughafen der Welt garantieren.

Aufgrund des starken Wachstums plant VistaJet eine Erweiterung auf 100 Flugzeuge bis zum Jahr 2018. Das Unternehmen mit Sitz in Malta ist im Privatbesitz des Schweizer Unternehmers Thomas Flohr, der in diesem Beitrag auch schon von Fortune porträtiert wurde.

Mein Bereich, Vista Jet Travel, ist das hauseigenes Reisebüro. Wir kümmern uns mit 12 Mitarbeitern im 24x7-Zweischichtbetrieb um das Travel Management für gut 450 vielreisende Mitarbeiter. Der Grossteil der Buchungen betrifft natürlich die Crews, die zu ihren jeweiligen Einsätzen um die Welt fliegen. Dazu kommen Reisen für das Management und die Vertriebsmannschaft.

Würdest du Umbrella weiterempfehlen?
Unbedingt! Die Geschichte mit der Automatisierung spricht ja ohnehin für sich. Sie ist aber nur eines von mehreren Beispielen für unsere gute Zusammenarbeit mit Martin und seinem Team. Umbrella ist ein schneller IT Partner, der sehr gut zuhört, mitdenkt und uns wirklich versteht. Deswegen sind auch solche tollen Resultate möglich.