Schweizer Gründlichkeit im Travel Management
ABB Intra bucht Reisen für gut 5.000 Vielreisende. Deren Kostenstellen und Kundenprojekte ändern sich mitunter mit jeder neuen Buchung. Wie stellt man da sicher, dass die Abrechnung und Zuordnung der Kosten korrekt funktioniert? Man braucht jedenfalls einen Software-Partner, der sein System schnell an die mühsam implementierten ERP-Prozesse anpassen kann.
ABB ist ein globaler Automatisierungs- und Energiekonzern mit Hauptsitz in Zürich. Insgesamt beschäftigt das Unternehmen über 135.000 Mitarbeiter in 100 Ländern. Thomas Spillmann ist Managing Director von ABB Intra in Zürich, dem hauseigenen Reisebüro des Konzerns in Zürich. Er war federführend verantwortlich bei der Einführung von Umbrella Faces:
Lieber Tom, herzlichen Dank für deine Zeit. Wie gross ist ABB Intra und wie seid Ihr organisatorisch im Konzern integriert?
Wir haben 18 Mitarbeiter beziehungsweise 10 FTEs. Das Reisebüro ist ein Teil der HR-Organisation. Neben der Organisation der Reisen sind wir auch in strategische Einkaufsthemen wie beispielsweise Vertragsverhandlungen mit Airlines oder Hotels involviert.
Wie viele «Reisende» buchen ihre Reisen über euch?
Insgesamt sind wir für über 8.500 Mitarbeiter in der Konzernzentrale und bei ABB Schweiz zuständig. Davon haben wir von über 5.000 ein Reisenden-Profil in Faces hinterlegt. Unter den Mitarbeitern sind natürlich auch viele Ingenieure und Vertriebs-Mitarbeiter, die sehr viel unterwegs sind.
Wann habt Ihr Umbrella Faces eingeführt?
Wir haben Faces am 01.08.2015 gestartet, im Zuge der Umstellung auf das neue Midoffice Umbrella.net.
Warum habt Ihr euch für die Einführung eines Profilmanagement Tools entschieden?
Wir haben schnell erkannt, dass wir mit der Integration von Profiltool und Midoffice die korrekte Kontierung der Reisen jederzeit sicherstellen und auch gleich bis hin zur Rechnungsautorisierung automatisieren können. Das war vorher ein aufwändiger und fehleranfälliger manueller Prozess.
Warum ändert sich bei Euren Mitarbeitern die Kontierung von Dienstreisen so häufig?
Weil wir hauptsächlich im Projektgeschäft tätig sind. Sehr viele Dienstreisen werden auf ein bestimmtes Projekt oder einen bestimmten Kundenauftrag verrechnet. Bis zur Einführung von Faces wurde dies bei der Buchung in Referenzfeldern hinterlegt. Diese mussten dann allerdings in der Buchhaltung wiederum einzeln ausgelesen und übertragen werden.
Ist diese Automatisierung mit jedem Profiltool möglich?
Nein. Aber ihr habt rasch eine überzeugende Lösung vorgeschlagen und geliefert. Jetzt können wir sogar bei jedem Reisenden individuell festlegen, ob er eine statische oder variable Kostenzuordnung hat. Gerade für solche Dinge braucht es eben einen agilen Technologie-Partner, der das Reisegeschäft komplett versteht.
Welche Schnittstellen zur Synchronisation der Profildaten habt Ihr im Einsatz?
Derzeit – und das war ja auch der Kern des Projekts – werden die Daten von Faces ins Midoffice und nach Galileo synchronisiert. Wir planen zusätzlich eine Synchronisation zum Self-Booking-Tool Traveldoo, das wir derzeit in der Schweiz einführen.
Wir untersuchen auch die Möglichkeit einer Synchronisation der SAP HR-Daten. Dabei müssen wir sicherstellen, dass die HR-Daten jederzeit korrekt bzw. up-to-date sind.
Habt Ihr die Profildaten bereinigt, bevor sie in Umbrella Faces eingespielt wurden?
Ja. Die Implementierung von Faces war eine gute Gelegenheit, aufzuräumen. Dabei haben wir in Abstimmung mit HR eine eindeutige globale HR-Nummer für jeden Mitarbeiter eingeführt. Mit diesem «unique identifier» konnte die Datenbereinigung schnell und effektiv durchgeführt werden. Von ursprünglich 10.000 Profilen blieben dabei schlussendlich knapp die Hälfte über.
Warum würdest du Umbrella weiterempfehlen?
Umbrella ist einfach sehr flexibel und schnell. Das liegt an der Software, aber auch an den Menschen und der Organisation. Das erleichtert uns die Arbeit im Reisebüro enorm.